Tổ chức sự kiện vào những năm gần đây chừng như trở thành thiên hướng và là một hoạt động khá thân thuộc của bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Việc tổ chức sự kiện có thể sánh như một lĩnh vực nghệ thuật, trong đó người tổ chức sự kiện là một nghệ nhân. Tổ chức sự kiện đòi hỏi sự sáng tạo trong cả ý tưởng và hành động. Tuy nhiên lập một kế hoạch trước khi lên các ý tưởng sáng tạo là điều quan trọng nhất. Chính cho nên, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hãy tham khảo nhé!

Xem thêm: cong ty to chuc su kien o ho chi minh

Bước 1 : Xác định hình thức sự kiện
Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, có thể là một bữa tiệc sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới, tiệc tất niên công ty hay tiệc tuyên dương nhân viên xuất sắc,… Do đó, trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện cần phải xác định loại sự kiện bạn tổ chức là gì. Mục đích của việc này để hình dung xem những công việc mình sắp làm là gì : Lễ khởi công - động thổ, Lễ khánh thành - khai trương,...

Bước 2 : Xác định mục đích chính của sự kiện
Tại sao phải xác định mục đích chính của sự kiện? Nếu bạn xác định đúng mục đích chính của sự kiện bạn muốn tổ chức thì có thể giúp bạn đi đúng theo mục đích ban đầu của mình đề ra và hà tiện được thời kì, phí tổ chức sự kiện. thí dụ như khi tổ chức sự kiện bạn muốn quảng cáo sản phẩm, truyền bá thương hiệu hay cũng có thể là để tri ân các khách hàng và các nhà cung cấp đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty. Cũng có thể là để ra mắt một sản phẩm mới, công nghệ mới, hay nhà máy mới,...Và điều quan trọng nữa là sẽ tạo được ấn tượng với người tham dự sự kiện.

Bước 3 : Xác định thời kì tổ chức sự kiện
thời gian tổ chức sự kiện cũng đóng vai trò rất quan yếu. Đối với một số sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương, khánh thành đòi hỏi ngày tổ chức phải được các chuyên gia phong thủy xem và định ngày. Còn đối với một số sự kiện mang tính chất vui chơi, giải trí thì nên tổ chức vào những ngày cuối tuần. Đây là thời gian rảnh rỗi, hiệp với cả thảy mọi người tham gia.

Bước 4 : Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
- Xác định việc sử dụng không gian và sắp đặt chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật chất

Xem thêm: tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Bước 5 : Xác định khách mời tham gia sự kiện
- Hãy xem xét thiết lập quan hệ đối tác với các tổ chức khác hoặc người dân hỗ trợ việc thực hiện các sự kiện.
- Xác định vai trò của mình khi xác định quyết định quan yếu.